Brindar a todos los colaboradores de Genera una guía práctica y estandarizada para grabar, estructurar y subir artículos de conocimiento a la Base de Conocimiento (BC) utilizando herramientas como Microsoft Stream, ChatGPT y HubSpot.
Fecha última actualización: 01-04-25
🎯 Objetivo
Brindar una guía clara, visual y práctica sobre cómo grabar, transcribir y cargar un artículo de conocimiento interno a la base de datos de HubSpot, utilizando Microsoft Stream y herramientas complementarias.
🧭 Pasos Principales del Proceso
📹 1. Grabación del Video en Microsoft Stream
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Abrir Microsoft Stream desde el menú lateral izquierdo (agregar app si no aparece).
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Hacer clic en "Grabación de pantalla".
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Seleccionar pantalla → iniciar grabación → detener y guardar.
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Por defecto, el archivo se guarda en tu OneDrive personal.
📁 2. Organización y Renombrado del Archivo
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Cambiar nombre al video (ej. “Tutorial Tablero de Iniciativas”).
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Mover el archivo a la carpeta “Formación - Genera” dentro de OneDrive.
📝 3. Generación de Transcripción
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En el video grabado, ir a Configuración > Transcripción > Generar.
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Una vez lista, refrescar la página y descargar el archivo transcrito.
🤖 4. Uso de ChatGPT para Crear el Artículo
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Subir la transcripción en formato Word.
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Ingresar a ChatGPT y pedirle (Promp):
“Desarrolla un artículo de conocimiento interno para los colaboradores de Genera basado en la siguiente transcripción. El artículo debe tener un formato ágil, visual y directo, con secciones claras, uso de emojis o íconos para facilitar la lectura, y una tabla simple si es necesario. Debe incluir una sección de Objetivo, ejemplos prácticos y una conclusión orientada a la acción. El estilo debe ser cercano pero profesional, ideal para presentarse como infografía o guía en Canva. Área: [especificar]."
💡 ChatGPT entregará un borrador que luego debe complementarse con pantallazos, enlaces y ajustes manuales.
🌐 5. Carga del Artículo en HubSpot
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Ingresar a HubSpot > Base de Conocimiento.
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Crear nuevo artículo:
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Título: Guía de uso [tema]
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Introducción: breve resumen del propósito
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Cuerpo: copiar el contenido generado y ajustado
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Agregar pantallazos, enlaces internos o externos, y elementos visuales
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🧰 Tips Visuales y de Enriquecimiento
✅ Usa cuadros de texto de color (rojo o azul) para destacar partes importantes
✅ Añade tablas simples si hay listas comparativas
✅ Usa anclas para navegación interna
✅ Inserta el video desde Stream:
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Ve a “Compartir” > “Código para insertar” > copia y pega en HubSpot como video externo
🏷️ Etiquetas sugeridas
🔖 Stream, Tutoriales, Grabación de video, Base de Conocimiento, Capacitación
📌 Conclusión orientada a la acción
Con esta guía, cualquier colaborador podrá documentar y publicar contenidos útiles en la base de conocimiento de Genera. Recuerda validar siempre con tu jefatura antes de publicar si no tienes permisos de aprobación automática.
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Este proceso permite estandarizar la creación y publicación de artículos, garantizando la calidad y disponibilidad del conocimiento.
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El video puede ser reemplazado con versiones más actualizadas, pero el contenido del artículo debe mantenerse vigente.
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Se recomienda revisar los artículos periódicamente para asegurar su utilidad y coherencia con los procesos actuales.
Contacto y soporte
Ante cualquier duda o requerimiento técnico, contactar al área de Transformación Digital o al responsable de la guía.