Uso de Approvals

En este artículo revisaremos el uso principal de approvals

En la gestión de proyectos y tareas, es fundamental contar con un sistema que permita la revisión y aprobación de las actividades que se están llevando a cabo. La plataforma Monday ofrece una funcionalidad específica para este propósito: Approvals, una herramienta que facilita la asignación de revisores y el seguimiento de la aprobación de tareas.

¿Qué es Approvals?

Approvals es una funcionalidad que permite a los equipos establecer un flujo de trabajo en el que se asigna a un revisor para aprobar o revisar una tarea una vez que ha sido ejecutada. Este proceso ayuda a garantizar que cada actividad se complete de manera adecuada y cuente con la validación correspondiente antes de ser considerada finalizada.

Cómo Usar Approvals en Monday

A continuación, se detallan los pasos básicos para utilizar Approvals en Monday:

1. Registrar la tarea: Primero, es necesario crear y llenar la tarea correctamente, asignándole un título, prioridad y fecha. Se puede etiquetar a un responsable o asignar un cronograma.

2. Iniciar el proceso de aprobación: Para comenzar el proceso de aprobación, se debe seleccionar la tarea y hacer clic en la opción Approvals. Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente donde se puede añadir una nueva ronda de aprobación.

3. Añadir un revisor: En la ventana de approvals, se puede asignar a un revisor o aprobador. Una vez que se ha añadido, se debe dar clic en la opción de iniciar el proceso, lo que generará un estado de "pendiente de revisión" o "pending review".

4. Notificación al revisor: Una vez iniciado el proceso, el revisor recibirá una notificación a través de la campanita en Monday. Desde allí, podrá acceder a la tarea asignada y proceder a revisarla.

Ejemplo:

Estados de Revisión

Existen varios estados de revisión en Monday, que son controlados exclusivamente por el revisor:

• Aprobado: Indica que la tarea ha sido revisada y validada.
• Observado: El revisor puede marcar una tarea como observada si requiere cambios o correcciones antes de su aprobación final.

Niveles de Revisión en Genera

• • Revisión 1: Hasta el nivel de jefatura.
  • Revisión 2: Hasta gerencia.
  • Revisión 3: Hasta Gerencia General.

Cronograma de Revisión

Es importante definir una fecha límite para la revisión de las tareas. Por procedimiento, se suelen dar dos días hábiles para que el revisor complete su tarea. Si el revisor no puede cumplir con la fecha establecida, se puede ajustar el cronograma para permitir un cambio de fecha.

Buenas Prácticas para el Uso de Approvals

• Asegúrate de asignar correctamente a un revisor y establecer una fecha de revisión adecuada.
• Evita generar múltiples rondas de aprobación innecesarias, ya que esto puede generar redundancia en el sistema.
• Mantén una comunicación fluida con los revisores para garantizar que las tareas se aprueben dentro de los plazos establecidos.

En caso de que surja algún inconveniente técnico con la asignación de revisores, es fundamental informar al equipo técnico para resolver el problema a tiempo y asegurar la correcta automatización del proceso.

Recorrido de Uso de Approval:

Automatización de Aprobaciones Masivas

Para agilizar revisiones cuando hay múltiples tareas:

1. Ve a la sección "Apps" en la barra lateral derecha.
2. Busca y selecciona la aplicación "Approval Template".
3. Define el nivel de aprobación (por ejemplo, "Gerente General") y aplica.
4. El sistema actualizará automáticamente el estado de las tareas seleccionadas.

Recomendaciones Finales

• Revisa frecuentemente tu bandeja de "My Work" para mantener actualizadas las tareas pendientes.
• Utiliza las fechas de vencimiento adecuadas para garantizar un flujo de aprobaciones sin retrasos.
• La opción de aprobaciones masivas es ideal para tareas repetitivas o proyectos con múltiples entregables.

¡Gracias!