En este artículo revisaremos para la recepción de los documentos notariales.
Las cartas notariales que lleguen a nuestra oficina de San Isidro contará con el siguiente procedimiento:
1. Remoto:
La oficina de San Isidro (Work town) nos informará a través de WhatsApp o correo electrónico que ha llegado una carta notarial, para que podamos confirmar su recepción y aceptación.
Posterior a ello, debemos comunicar por el chat de gestiones administrativas que ha llegado un carta notarial para la empresa, luego programaremos una movilidad para el recojo de la carta. Una vez recojido ingresaremos el registro en el tablero de Monday-Cartas Notariales Genera.
Detallaremos los conceptos.
Para este tablero contaremos con tres grupos to do -doing- done.- Elemento: ingresaremos el nombre de la empresa y/o representante legal que ha enviado la carta notarial.
- Tipo: contamos con dos tipos que se usarán según corresponda, "notarial" (aplica para las cartas recibidas), "otros" ( aplica para otros documentos legales importantes).
- Categoría: contamos con dos tipos, "notificado" ( aplica una vez comunicado área legal sobre la recepción de la carta) y "Rpta notarial" (aplica para las cartas notariales que nosotros como empresa hayamos respondido).
- Área: debemos colocar al que pertenece el contexto de la carta.
- Asignado: debemos colocar al jefe de Administación y Finanzas.
- Revisor: se colocará al revisor según corresponda.
- Dirección de envió: aplicará en el caso que debamos enviar una carta notarial a una dirección específica.
- Distrito: se pondrán según aplique.
- Archivo: se adjuntará la carta notarial escaneada.
- Fecha de trámite: solo aplicará en el caso se que requiera enviar alguna carta notarial en respuesta a la recepcionada.
- Número de carta: se colocará el número
- Fecha de recojo: se usará según aplique
- Estado: para esta columna usaremos el estado to do en el caso de no ejecutarse, doing en el caso que ya se encuentre ejecutándose y done cuando se haya finalizado el trámite.
- Costo: Se pondrá el costo según aplique.
- Ubicación: deberá ir la ubicación inicial o final de la carta. Recordar que las cartas se deberá llevar semanalmente a la oficina de los Olivos.
A su vez, debemos guardar el escaneado en la carperta de -Genera Capital- Cartas Notariales
2. Presencial
En el caso que alguíen del equipo se encuentre en la oficina, una vez que haya llegado una carta notarial, el proceso será igual. La oficina nos hará la notificación que ha llegado una carta notarial y se comunicará con alguien del equipo, para que puede recepcionarlo.
Generalmente las personas autorizadas que podrán recepcionar las cartas son: El responsable de operaciones, riesgos, finanzas y administración. Asimismo se les pedira que nos puedan enviar una foto del documento y proceder con el recojo de la carta.
El procedimiento se repetirá con respecto al llenado del tablero como se detalle en líneas más arriba y guardado del doc en la carpeta.
Modelo de Carta Notarial
¡Gracias!