🔷 1. ¿Qué es Monday y para qué sirve?
Monday es la herramienta central en Genera para gestionar tareas, acuerdos y flujos de trabajo. Su objetivo es asegurar orden, visibilidad y cumplimiento, mediante tableros estructurados que se actualizan con responsabilidad y seguimiento.
¿Cómo actualizar mi perfil?
Debemos ingresar al la sección de foto y luego darle click en la opción mi perfil, en esa parte veremos una ventana emergente donde nos pedirá cierta información de nuestro perfil para poder generar la actualización.
Los datos que debemos considerar para la actualización son los siguientes:
- Foto de perfil: subiremos la foto en HD
- Correo electrónico: Consignaremos el correo corporativo
- Teléfono: Consignaremos el número corporativo, en caso aplique
- Teléfono móvil: Consignaremos el número personal
- Ubicación: Consignaremos la dirección de nuestro domicilio
- Cumpleaños: la fecha de cumpleaños
- Aniversario de trabajo: y fecha de ingreso.
🚨 Errores comunes (¡Evítalos!): [Presentación PDF]
🧩 2. Estructura de los Tableros To Do
Todos los tableros siguen una estructura común:
🗂 Grupos (Groups):
-
Idea → To Do → Doing → Done
-
Revisión 1, 2, 3 (según nivel: Jefatura, Gerencia, GG)
✅ Columnas Clave:
| Columna | Función |
|---|---|
| Tarea | Nombre o descripción |
| Subelementos | Actividades asociadas |
| Asignado / Revisor | Responsable y quien aprueba |
| Cronograma / Fecha R | Fechas planificadas y revisión |
| Esfuerzo planificado / usado | Tiempo estimado vs real |
| Dependencias | Vínculo entre tareas |
| Estado / Estado R | Avance y nivel de revisión |
| Prioridad | Urgente vs importante |
| Etiquetas / Archivos / Comentarios | Información adicional y enlaces |
📌 Pro tip: No subas archivos, coloca el link del archivo en Office 365 en la sección de actualizaciones.
Procedimiento para compartir:
📅 3. Vistas disponibles:
-
Calendario: planificación por fechas.
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Gantt: cronograma visual.
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Reportes: reportería dinámica.
-
Deadline: vista de plazos.
🎛 Para personalizar vistas, apóyate en el equipo de Transformación Digital.
🔎 4. Estados del sistema
| Tarea principal | Revisión | Resultado |
|---|---|---|
| To Do / Doing / Done | Revisión 1, 2, 3 | Aprobado / Observado |
🔄 Si un subelemento está “To Do”, el elemento principal también debe estar en ese estado.
🚨 5. Errores comunes (¡Evítalos!): [Presentación]
-
Asignar tareas sin responsables o revisores.
-
No actualizar tareas en más de 6 meses.
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Tareas principales y subtareas con fechas incoherentes.
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Modificar la fecha R sin autorización del revisor.
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Cambiar estados sin coherencia entre elemento y subelemento.
⏰ 6. Vencidos y políticas
-
Vencido por Revisor o Asignado
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Deben tener actualización explicando el motivo y acción correctiva.
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Escalar según nivel de urgencia: Jefatura → Gerencia → GG
🧾 7. Uso de Approvals
Facilita la revisión masiva de tareas:
-
Notifica al revisor
-
Define estado: Aprobado u Observado
-
Deja comentarios centralizados
🔒 Importante: solo el revisor puede cambiar la fecha R.
📨 8. Bandejas y Actualizaciones
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Toda actualización debe ir etiquetada
-
Notifica:
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Cambios de alcance
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Ampliaciones de fecha
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Correos clave
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Solicitudes de revisión
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🎯 9. Priorización de Tareas
⏳ Evita trabajar tareas no importantes y no urgentes.
💡 10. Consejos finales
-
Usa subelementos solo si hay 2 o más tareas dentro del mismo bloque.
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Las automatizaciones facilitan procesos repetitivos (ya configuradas por el equipo de transformación digital).
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Revisa el cronograma antes de actualizar el estado.
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Sé claro en los comentarios y mantén comunicación fluida con tu revisor.
Buenas prácticas para utilizar Monday en Genera
Para sacar el máximo provecho de esta herramienta, es esencial implementarla correctamente desde el principio. Aquí algunos consejos clave:
-
Definir objetivos claros: Antes de crear un proyecto, asegúrate de tener objetivos específicos y mensurables.
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Asignar roles y responsabilidades: Designa claramente quién hará qué para evitar confusiones.
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Establecer prioridades y plazos: Utiliza las funcionalidades de Monday para marcar las tareas más urgentes y asignar fechas límite.
-
Revisar y actualizar regularmente: Mantén los tableros al día para reflejar los cambios en tiempo real.
-
Aprovechar las notificaciones: Configura recordatorios automáticos para asegurar el cumplimiento de plazos.
Recorrido de la estructura de los tableros To Do de Monday:
Cualquier duda puedes comunicarte con el equipo de Transformación Digital y Recursos Humanos.
¡Gracias!