En un entorno laboral remoto, la comunicación efectiva es clave para el éxito. En Genera, Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta esencial que nos permite estar conectados, trabajar en equipo y mantenernos organizados.
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración y comunicación diseñada para facilitar el trabajo en equipo en entornos tanto empresariales como educativos. Su estructura se basa en varios componentes clave que permiten la interacción eficiente entre los miembros de un grupo.
Propósito de Microsoft Teams
Microsoft Teams no es solo una plataforma de comunicación; es el equivalente a una oficina virtual. Al igual que marcar tarjeta o estar en una sala de reuniones, Teams nos conecta y nos facilita resolver problemas en tiempo real, fomentando la colaboración y el trabajo en equipo.
¿Cómo se refleja la colaboración en un entorno remoto?
- Responder a mensajes y etiquetas en Teams es tan importante como responder a un compañero que te habla en persona.
- Si no puedes atender de inmediato, informa y agenda un momento para tratar el tema.
Políticas de Uso en Genera
Para garantizar una comunicación clara y profesional, en Genera hemos establecido las siguientes políticas:
- Uso de la Cámara: Durante las reuniones, la cámara debe estar encendida para fomentar la cercanía, salvo excepciones justificadas como trámites o estar en movimiento.
- Puntualidad: Llegar a tiempo a una reunión virtual es igual de importante que hacerlo en persona. Ser puntual demuestra organización y respeto hacia los demás.
- Etiquetas: Usa las etiquetas con moderación y responde siempre cuando alguien te mencione en un chat grupal.
Principales Funcionalidades de Teams
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Equipos y Canales:
- Los equipos están organizados por áreas y subdivididos en canales (por ejemplo, "General", "Comités", "Formación").
- El canal "General" se usa para anuncios importantes y reportes.
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Chats:
- Los chats pueden ser grupales o individuales y permiten etiquetar a personas para obtener respuestas rápidas.
- Desde los chats también puedes realizar llamadas a tus compañeros.
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Aplicaciones Integradas:
- Viva Insights: Un espacio dedicado al reconocimiento y bienestar de los colaboradores.
- Viva Engage: Similar a las redes sociales, este espacio fomenta la comunidad dentro de Genera, permitiendo compartir logros y noticias relevantes.
Beneficios Clave de Microsoft Teams
- Cercanía a Distancia: Teams nos permite sentirnos conectados y colaborar eficientemente.
- Orden y Organización: Facilita la gestión de proyectos y tareas al centralizar la comunicación.
- Promoción del Bienestar: Las aplicaciones integradas fomentan una cultura organizacional positiva y de reconocimiento.
Sincronización de carpeta en Office 365 y Desktop
Nuestra información se almacena en la nube de Microsoft (Office 365) en los sitios diseñados (SharePoint) para cada área que contiene los documentos en carpetas. Cualquier actualización que realices en tu computadora portátil se sincroniza automáticamente con la información en la nube. Esto significa que, al modificar archivos en tu laptop, estos cambios se reflejarán instantáneamente en la plataforma de Office 365.
Una vez que accedas a SharePoint, localiza el área correspondiente y procede a sincronizar la información en tu portátil.
Recuerda revisar que la sincronización funciones correctamente, revisando este icono
Estructura:
1. Equipos: En el centro de la estructura de Microsoft Teams se encuentran los "Equipos", que son grupos de trabajo donde los miembros pueden colaborar. Cada equipo puede estar compuesto por personas de diferentes departamentos o áreas y se organiza en torno a un proyecto o una meta común.
2. Canales: Dentro de cada equipo, se pueden crear "Canales", que son espacios dedicados a temas específicos o áreas de trabajo. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener canales para campañas, análisis de mercado y redes sociales. Los canales permiten que las conversaciones se mantengan organizadas y relevantes.
3. Chats: Microsoft Teams también facilita la comunicación a través de "Chats", donde los usuarios pueden enviar mensajes directos o en grupo. Esto es útil para discusiones rápidas o para compartir información sin necesidad de crear un canal formal.
4. Reuniones: La funcionalidad de reuniones permite a los usuarios programar y realizar videoconferencias de manera sencilla. Las reuniones pueden incluir funciones como compartir pantalla, grabación y chat, lo que mejora la experiencia de colaboración remota.
5. Llamadas: Microsoft Teams también ofrece la funcionalidad de realizar llamadas de voz y video, lo que permite a los usuarios comunicarse de manera directa y efectiva. Las llamadas pueden realizarse entre miembros del mismo equipo , facilitando la colaboración en tiempo real. Los usuarios pueden optar por hacer llamadas individuales o grupales, promoviendo una cultura de trabajo colaborativo y eficiente.
6. Calendario: Microsoft Teams incluye una funcionalidad de calendario que se integra con Outlook, lo que permite a los usuarios gestionar sus reuniones y eventos de manera eficiente. A través del calendario, los miembros del equipo pueden programar reuniones, establecer recordatorios y visualizar la disponibilidad de otros usuarios. Esta herramienta es especialmente útil para coordinar horarios en equipos que trabajan de manera remota o en diferentes zonas horarias. Los usuarios pueden acceder a su calendario directamente desde la aplicación de Teams, lo que facilita la planificación de actividades y asegura que todos estén alineados con los plazos y eventos importantes.
En resumen, la estructura de Microsoft Teams está diseñada para fomentar la colaboración eficaz mediante la creación de equipos, canales y herramientas de comunicación, lo que facilita el trabajo conjunto y la gestión de proyectos de manera eficiente.
¡Gracias!