Guía de Seguimiento: Operaciones de Factoring sin Respuesta

🧾 ¿Cuándo aplica esta guía?

Esta guía aplica a operaciones de factoring sin respuesta del deudor, es decir, aquellas donde no se cuenta con:

Conformidad expresa (respuesta explícita del deudor en sunat)
Conformidad presunta (pasado los 8 días calendario desde la emisión de la FT)
Correo de confirmación del deudor.(respuesta de conformidad de datos de pago de la factura)

Estas operaciones pueden haberse aprobado por:

El Protocolo Genera según clasificación emisor - deudor
Una excepción autorizada de forma puntual por riesgos y/o gerencia

🎯 Objetivo del seguimiento

Durante el seguimiento, el objetivo clave del área de Operaciones es:

🔎 Obtener la conformidad expresa o presunta del deudor respecto a la factura cedida, y/o recibir el correo de confirmación, donde el deudor:

Confirma el conocimiento de la cesión,

Valida los datos de la factura, y

Confirma los datos de pago.

Esto permite asegurar que la operación cuenta con respaldo formal, facilitando una gestión de cobranza eficiente y reduciendo el riesgo operativo asociado a operaciones aprobadas sin respuesta previa.

💸 ¿Qué sucede luego del desembolso?

Una vez que se ha desembolsado la operación, Operaciones debe dar inicio a un seguimiento de 15 días calendario para alcanzar el objetivo indicado arriba.

🧩 ¿Cómo se gestiona el seguimiento?

1. Creación del ticket de seguimiento

Se genera un nuevo ticket en el pipeline de "Tickets Operaciones".
Datos a incluir en el ticket
- Nombre del ticket : EXC-Nombre del emisor - Nombre del Deudor
- Protocolo Negocio (Tipo conformidad) y Protocolo Negocio (Tipo respuesta)
- monto y moneda

2. Asociación con ticket de desembolso

El ticket de seguimiento debe estar vinculado al ticket original de desembolso, para mantener la trazabilidad de la operación.

3. Seguimiento activo y registro continuo

El seguimiento debe realizarse sobre la base de la última comunicación registrada con el deudor. Se debe asociar el último correo enviado a este nuevo ticket
Cada contacto (correo,whatsapp, llamada, etc.) debe ser registrado en el ticket:

Ver video guía :

4.Evaluación del resultado del seguimiento (día 15 o antes)

Al finalizar el periodo de seguimiento, pueden darse tres escenarios:

✔️ Escenario 1: Conformidad y correo recibidos

Si se consigue la conformidad presunta / expresa y tenemos respuesta de conformidad por correo del deudor :

Se cierra el ticket de seguimiento , es decir el ticket pasa a estado Done

⚠️ Escenario 2: No se obtiene respuesta

Si no conseguimos respuesta por correo dentro de los 15 días de seguimiento pero conseguimos presunta o expresa y conocemos que el deudor responde por correo

🚨 El área de Operaciones dará pase a Cobranzas.
El ticket será movido desde el pipeline de “Tickets Operaciones” al pipeline de “Gestión de Cobranzas”, permitiendo que el equipo de Cobranzas tome el control del caso y continúe con el seguimiento, contacto o gestión correspondiente.

❌ Escenario 3: Se recibe disconformidad del deudor

Si durante el seguimiento se recibe una disconformidad , ya sea:
- A través de SUNAT
- Mediante un correo del deudor manifestando su rechazo o desconocimiento de la factura,

Y si la disconformidad no se resuelve dentro del plazo de seguimiento, entonces:

🚨 El área de Operaciones dará pase a Cobranzas.
El ticket será movido desde el pipeline de “Tickets Operaciones” al pipeline de “Gestión de Cobranzas”, permitiendo que el equipo de Cobranzas tome el control del caso y continúe con el seguimiento, contacto o gestión correspondiente.

✅ Buenas prácticas

Documentar todos los intentos y resultados de contacto, incluso cuando no se reciba respuesta.
Actualizar los protocolo negocio adecuadamente (tipo de conformidad y Tipo respuesta)

Notificar tempranamente si se percibe un riesgo o resistencia activa por parte del deudor.

🧠 Guía Práctica para cobranzas: Gestión de Operaciones sin Confirmación del Deudor

🎯 Objetivo

Brindar a los equipos de Cobranzas un protocolo claro y ordenado para actuar frente a operaciones sin confirmación del deudor, evitando retrasos de pago y fortaleciendo la trazabilidad del proceso.

🔍 ¿Cuándo aplica esta guía?

Cuando una operación:

❌ No tiene confirmación por correo.
❓ Tiene conformidad presunta pero no se conoce al deudor.
🚫 Recibe una disconformidad del deudor (error en factura, monto o fecha).
Para iniciar el proceso siempre se debe revisar el ticket de la operación, escencialmente el tipo de conformidad y tipo de respuesta de como se porcesó la operación.

🧩 Casuísticas y Acciones Recomendadas

Escenario	Qué ocurre	Quién actúa	Acción a tomar
🟢 1. Seguimiento inicial	No hay confirmación expresa del deudor.	Operaciones	Seguimiento por 15 días para obtener confirmación por correo. No pasa a Cobranzas si se logra.
🟡 2. Sin respuesta	No se recibe respuesta tras 15 días.	Operaciones ➡ Cobranzas	Se traslada el ticket a Cobranzas. Buscar fecha de pago. Aplicar mora si corresponde.
🔴 3. Disconformidad	El deudor no reconoce la factura.	Cobranzas	Buscar reemplazo o corrección de factura. Solicitar confirmación y gestionar liquidación si aplica.

📌 Ejemplos Reales

🔹 Caso 1 – PerúFarma
El deudor no confirmó la operación, pero esta fue desembolsada. Luego se negó a pagar alegando falta de conformidad.
Acción: Se usa una plantilla de cobranza argumentando respaldo legal según la Ley de Factoring y se solicita fecha de pago.

Link de caso práctico

🔹 Caso 2 – Diferencia en factura
El deudor reconoce la factura, pero el monto o fecha es incorrecta.
Acción: Ajustar liquidaciones, coordinar pagos pendientes, emitir nuevas facturas si es necesario.

Caso3-Faltaelregistrodefactura
Acción:Sebuscacomunicaciónparaelcorrectoregistrodeldocuemntosiesnecesariolaintervencióndelproveedorrealizamoslacomunicacion.

🛠️ Herramientas Clave

📄 Plantilla "Deudor niega registro de facturas"
Disponible en: Carpeta ➡ Plantillas ➡ Cobranzas
Incluye referencia a la Ley de Factoring y registro en CABAL.

📞 Llamada Telefónica
Indispensable para validar y acordar fechas de pago.

✉️ Correo de Seguimiento
Debe enviarse antes del vencimiento para evitar mora y mantener trazabilidad.

Tutorial de tickets de seguimiento en el embudo de cobranzas

✅ Conclusión: ¿Qué debes hacer?
1. 🧭 Identifica el escenario en el que estás.
2. 📨 Documenta cada paso en el sistema (ticket, seguimiento, respuestas).
3. 📞 Prioriza la comunicación directa con el deudor.
4. ⚖️ Apóyate en la legislación vigente para sustentar el cobro.
5. 📆 Busca siempre la fecha de pago como objetivo final.
🗂️ ¡Recordatorio!

Todas las acciones deben quedar registradas en el ticket correspondiente en el sistema para una gestión eficiente, transparente y trazable.
Link de video de seguimiento de cobranzas.