En Genera Factoring, la gestión eficiente de agendas y salas de reuniones es fundamental para optimizar los recursos y garantizar la correcta planificación de reuniones.
1. Registro de Agendas
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Acceder a la plataforma y visualizar la disponibilidad de salas en la parte lateral izquierda.
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Seleccionar la sede y el piso correspondiente (San Isidro o Los Incas).
- Programar las reuniones con un mínimo de tres a cuatro semanas de anticipación para asegurar disponibilidad del espacio requerido.
2. Asignación de Salas
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Para reuniones de equipo mensuales, reservar la sala principal y dos salas adicionales para subdivisiones.
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Procurar que todas las salas reservadas estén en el mismo piso para facilitar la logística.
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En reuniones específicas como entrevistas, se debe ingresar el nombre de la empresa y los participantes en la reserva.
3. Confirmación y Modificaciones
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Una vez realizada la reserva, los cambios solo podrán efectuarse dentro de los primeros 15 minutos.
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Pasado este tiempo, cualquier modificación requerirá la coordinación con el área administrativa.
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Para reuniones de equipo, la asignación se debe reflejar en el sistema de control operativo para garantizar la facturación correcta.
4. Control Operativo y Facturación
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Se debe cruzar la información entre la agenda en Whatspot y el sistema de control interno.
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Al final del mes, verificar que las horas registradas coincidan con la facturación de Worktown.
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En caso de discrepancias, se debe coordinar con Worktown para ajustes.
5. Comunicación y Difusión de Agendas
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Las reuniones de equipo deben ser notificadas a través de listas de difusión organizadas por grupo.
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La gestión de la agenda de equipo debe realizarse en el tablero de "Presencia del Equipo" en el sistema Monday.
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Cada jefe de sede debe actualizar las reuniones trimestralmente y agregar nuevos integrantes según sea necesario.
6. Roles y Responsabilidades
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Solo los responsables de cada equipo pueden programar reuniones fuera de las fechas establecidas.
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Ni asistentes, analistas ni practicantes tienen autorización para modificar las agendas sin aprobación.
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Las consultas y ajustes deben realizarse con el encargado de administración de Recursos Humanos.
Recorrido:
Conclusión
El adecuado registro y gestión de las agendas garantiza un uso eficiente de los espacios y una correcta planificación operativa. Siguiendo estos lineamientos, contribuimos a la organización y optimización de nuestras reuniones en Genera Factoring.