1. Estructura de las Agendas Presenciales - Monday
El primer paso en la gestión de agendas es disponer de una estructura clara y fácil de entender. En nuestro caso, las agendas se encuentran centralizadas en el tablero de
La descripción, el icono (i) pueden encontrar la descripción de cada columna.
2. Vistas de Tablero.
Una de las herramientas más valiosas de este sistema es la vista de calendario, que permite visualizar de manera clara todas las fechas importantes del mes. Esta funcionalidad incluye filtros que facilitan el seguimiento de las reuniones, ya sea por participante o por ubicación. De esta forma, un integrante del equipo puede comprobar fácilmente los días en los que debe asistir a la oficina de San Isidro o Los Olivos.
Calendario Gral
La vista de calendario presenta la misma información que la tabla, pero de manera más visual. Para identificar la reunión a la que debemos asistir, simplemente necesitamos comprobar el nombre de la reunión en la fecha correspondiente.
Por ejemplo:
Si quiero averiguar si tengo reunión el 12 de septiembre, solo debo dirigirme a la sección de la persona para filtrar el usuario correspondiente.
👇 Al hacer clic en la reunión, podremos acceder a los detalles de la tabla principal. 👇
3. Políticas de reuniones y comités presenciales:
a) Programación Presenciales:
Las reuniones llevarán a cabo en tres días fijos a la semana. No obstante, a solicitud de los responsables, jefaturas o gerencias, se podrán programar reuniones presenciales en días diferentes a los establecidos. Estas reuniones pueden incluir actividades como procesos de onboarding, revisiones de estatus, entre otras, y podrán realizarse en cualquiera de las sedes: Los Olivos o San Isidro.
Reuniones mensuales y semanales programadas:
La programación de mensual y semanal se realizan en el documento [Horario Genera xls.]
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La fecha de confirmación mensual de la programación son los jueves de la última semana del mes.
- La fecha de confirmación semanal de la programación son los jueves.
Además, es importante verificar la capacidad máxima de cada sede. Para Los Olivos, el límite es de 10 personas, mientras que para San Isidro es de 8.
Solo se requiere enviar invitaciones por Outlook para las reuniones de equipo mensuales [9am a 10am], que pueden variar de acuerdo a la fecha.
A continuación el proceso:
a) Programación Comites Semanales:
En Genera, la gestión de comités y agendas semanales se organiza a través de series recurrentes en Outlook, lo que permite mantener un histórico de reuniones accesible y actualizado. Cada ingreso o salida de personal implica una actualización inmediata en la programación, asegurando que las reuniones reflejen la composición real de los equipos. Esta metodología garantiza continuidad, trazabilidad y eficiencia en la planificación interna.
4. Comunicación al equipo de programación del mes.
Todo el equipo se reúnen en persona una vez al mes en la oficina de San Isidro el tercer viernes de cada mes, la fecha de la reunión se coloca en el calendario de [CANVA]. Por otro lado, en el caso de la reunión en la Workshop (1hora) se agenda en Outlook del espacio de en el horario de 9am a 10am.
La comunicación de la programación se envía por correo de la programación del mes, Para ello usamos las listas de distribución del grupo 1 y grupo 2 ambas listas se envían en copia oculta.
Por otro lado, se usa la plantilla: [Programación Mensual Equipo Canva]
5. Registro de reunión de equipo en APP Whatspot (Work Town).
El proceso de agendar reuniones en este sistema solo está reservado para el área de Recursos Humanos, Administración, gerencias y jefaturas.
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Ingresa al sistema de WorkTown: https://app.whatspot.app/calendar
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Accede al tablero principal para gestionar la agenda.
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Verifica que esté disponible la información de la reunión (fecha, hora, lugar).
Los puntos 4, 5 y 6 se realizan el último jueves del mes.
En el siguiente artículo [Gestión de Agenda Wortown]
6. Programación de agendas equipo base en Outlook y Monday
El equipo base se reúnen en persona una vez al mes en la oficina de Los Olivos el tercer miércoles de cada mes, la fecha de la reunión se coloca en el calendario de [CANVA]. La agenda se organiza en Outlook en el horario de 2pm a 6pm, tal como se indica a continuación:
7) Facturación de horas Worktown: Cruce de horas de APP Whatspot (Work Town) y Monday.
Al final del mes, verificar que las horas registradas coincidan con la facturación de Worktown [Reporte Operativo]:
Con nuestro reporte operativo de Monday [Reservas WorkTpwn]
En caso de discrepancias, se debe coordinar con Worktown para ajustes. Esto proceso lo realizamos los jueves de la primera del mes siguiente al cierre. Se realiza el pago de la factura de Worktonw previa validación.