Gestión de agendas Worktown y Monday

1. Estructura de las Agendas Presenciales - Monday

El primer paso en la gestión de agendas es disponer de una estructura clara y fácil de entender. En nuestro caso, las agendas se encuentran centralizadas en el tablero de

A continuación detallaremos el significado de las columnas de nuestro tablero:

1. Elemento: En esta sección nosotros validaremos el nombre de la reunión.
2. Lugar: Para esta columna nosotros contamos con dos estados, oficina San Isidro y oficina Los Olivos 
3. Fecha de reunión: Esta columna es en función a la fecha programada de la reunión. Cabe resaltar que nosotros contamos con tres días establecidos para cada grupo. Agenda: [Enlace]
4. Fecha de reprogramación: Esta columna aplicará para el cambio de fecha de la reunión inicial.
5. Sala I: En esta columna asignaremos a las personas de acuerdo con la distribución que tendrán en las salas.
6. Piso-Sala: Indicaremos que sala fue reservada y la que ocuparán.
7. Sala II:  En esta columna asignaremos a las personas de acuerdo con la distribución que tendrán en las salas.
8. Piso- Sala: Indicaremos que sala fue reservada y la que ocuparán.
9. Individuales: El término individuales hace referencia a los asistentes que estarán en la oficina de san isidro y los olivos. Tener en cuenta que para la oficina de San Isidro y los Olivos tenemos 5 sitios individuales.
10. Estado: En esta columna nosotros visualizaremos cuatro estados: Programado, Realizado, Reprogramado, En revisión y Cancelado. Estos estados aplicarán en función a la reunión. Cuando la reunión tiene el estado programado, este hará que automáticamente les llegue un recordatorio a todos los asignados de las columnas que tienen su reunión y asimismo lo podrán visualizar en la vista de my work.
    
    

2. Vistas de Tablero.

Una de las herramientas más valiosas de este sistema es la vista de calendario, que permite visualizar de manera clara todas las fechas importantes del mes. Esta funcionalidad incluye filtros que facilitan el seguimiento de las reuniones, ya sea por participante o por ubicación. De esta forma, un integrante del equipo puede comprobar fácilmente los días en los que debe asistir a la oficina de San Isidro o Los Olivos.

Calendario

La vista de calendario presenta la misma información que la tabla, pero de manera más visual. Para identificar la reunión a la que debemos asistir, simplemente necesitamos comprobar el nombre de la reunión en la fecha correspondiente.

Por ejemplo:

Si quiero averiguar si tengo reunión el 12 de septiembre, solo debo dirigirme a la sección de la persona para filtrar el usuario correspondiente.

👇 Al hacer clic en la reunión, podremos acceder a los detalles de la tabla principal. 👇

3. Políticas de reuniones presenciales:

Las reuniones llevarán a cabo en tres días fijos a la semana. No obstante, a solicitud de los responsables, jefaturas o gerencias, se podrán programar reuniones presenciales en días diferentes a los establecidos. Estas reuniones pueden incluir actividades como procesos de onboarding, revisiones de estatus, entre otras, y podrán realizarse en cualquiera de las sedes: Los Olivos o San Isidro.

Reuniones del Trimestre

1. Las reuniones generales del trimestre ya deben estar agendadas previamente.

2. Solo se requiere enviar invitaciones para las reuniones de equipo, que pueden variar.

A continuación el proceso:

4) Comunicación al equipo de programación del mes

El último jueves del mes se envía una comunicación por correo de la programación del mes, Para ello usamos las listas de distribución del grupo 1 y grupo 2 ambas listas se envían en copia oculta. 

Por otro lado, se usa la plantilla: [Programación Mensual Equipo Canva]

5) Programación de agendas equipo base en Outlook y Monday

El equipo base se reúnen en persona una vez al mes en la oficina de Los Olivos, y la fecha de la reunión se encuentra en el calendario de [CANVA]. La agenda se organiza en Outlook en el horario de 1pm a 6pm, tal como se indica a continuación:

6)Registro de reunión de equipo - APP Whatspot (Work Town)

El proceso de agendar reuniones está reservado para el área de Recursos Humanos, la gerencia general y jefaturas. 

1. Ingresa al sistema de WorkTown: https://app.whatspot.app/calendar

2. Accede al tablero principal para gestionar la agenda.

3. Verifica que esté disponible la información de la reunión (fecha, hora, lugar).

En el siguiente artículo [Gestión de Agenda Wortown]