Flujo del Servicio de Cobranza Libre

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🧾 Guía Operativa

Flujo del Servicio de Cobranza Libre – Genera

¿Qué es Cobranza Libre?

Cobranza Libre es un servicio mediante el cual Genera gestiona la recuperación de deudas vencidas de sus clientes, cuando estos ya agotaron sus propios esfuerzos de cobranza.

Aplica principalmente para:

Facturas vencidas
Deudas antiguas
Casos sin éxito en cobranza directa
Necesidad de una gestión más firme y especializada

1. Objetivo del servicio

Recuperar deuda vencida
Formalizar la gestión de cobranza
Incrementar la probabilidad de pago
Acompañar al cliente en casos complejos

2. Áreas involucradas (visión rápida)

Área	Rol principal
Comercial	Detecta oportunidad, filtra, prospección y cierre del servicio
Operaciones	Valida documentación y estructura del caso
Cobranzas	Ejecuta la recuperación de la deuda

3. Estructura de Pipelines (Funnels) en HubSpot

Todos los negocios de Cobranza Libre se encuentran en la sección Negocios de HubSpot. La lógica de la estructura es muy similar a la de Factoring: existen cuatro funnels diferenciados según el tipo de cartera y la etapa del negocio.

Funnel	Uso
Cartera Cobranza Libre	Negocios de cartera vigente que ya están dentro del servicio.
Nueva Cartera Cobranza Libre	Negocios de nueva cartera que recién ingresan al servicio.
Prospección Cartera Cobranza Libre	Prospección sobre cartera existente.
Prospección Nueva Cartera Cobranza Libre	Prospección sobre potenciales clientes nuevos.

4. Flujo general del servicio

Etapas de Prospección (comercial):
1. Oportunidad → 2. Propuesta → 3. Solicitud Ingresada → (Perdido)

Pipeline Operativo (cobranzas):
4. Solicitud Ingresada → 5. Registro y Anotación → 6. Premoroso → 7. Moroso → 8. Preprotesto → 9. Constancia de Titularidad → 10. Post Protesto → 11. Cobrado / Concluido

5. Flujo Comercial (Prospección)

Cuando existe una deuda impaga por facturas vencidas, se considera una oportunidad de colocación de Cobranza Libre. El ejecutivo comercial crea el negocio en el pipeline de prospección correspondiente y avanza por las siguientes etapas:

📌 Etapa Oportunidad

Ingreso del caso al pipeline. Se recoge información clave:

Monto de la deuda
Empresa deudora
Cantidad de facturas
Fecha de vencimiento de facturas
Estado de cobranza

Para ello, el comercial envía por correo la plantilla "Presentación Cobranza Libre" donde se le pide al potencial cliente llenar toda la información de sus facturas para evaluar la viabilidad del servicio.

🧱 Descarte inmediato (pre-filtro)

❌ No aplica si:

Deuda < S/ 1,000
Facturas > 3 años vencidas

🤖 Evaluación de elegibilidad en Odoo

Ingresando el RUC del deudor, se analiza:

Capacidad de pago
Deudas actuales
Calificación SBS
Protestos
Comportamiento de pago
Tamaño de empresa

👉 Resultado: Probabilidad de éxito %

Modelo de Scoring:

📢 Importante: La probabilidad de éxito nunca es 100%; no hay cobro seguro al 100%.

Si las facturas son elegibles, el negocio avanza a Propuesta. Si no son elegibles, pasa a Perdido.

📤 Etapa Propuesta

En esta etapa se envía al prospecto la propuesta por las facturas presentadas y se solicita la información completa para iniciar el servicio.

🧾 Estructura del costo del servicio

Concepto	Tarifa	Descripción
Fee Fijo	S/ 500 por deudor	Costo por activar el servicio. Se cobra una sola vez por deudor.
Fee Variable	5% sobre lo ganado	Comisión de éxito calculada sobre el monto efectivamente recuperado.
Documento adicional	S/ 130 + IGV por documento	Por cada documento que exceda el tope de 5 facturas (a partir del 6.º documento).
Impulso de gestión	S/ 80 por impulso	Cargo por cada impulso de la gestión de cobranza.

📌 Tope de facturas: El producto considera un tope de 5 facturas. Por cada documento que exceda ese tope (a partir del 6.º) se cobra S/ 130 + IGV por documento.

📌 Plazo máximo de negociación: 2 meses.

📌 Regla clave: 👉 Sin pago del fee fijo, no inicia el servicio.

📥 Documentación requerida

El cliente debe enviar:

Facturas (PDF + XML)
Sustentos (guías, contratos, correos, etc.)
Detalle de deuda por factura
Contactos del deudor

La propuesta se envía usando la plantilla "Propuesta Cobranza Libre" a través del negocio en HubSpot.

✅ Etapa Solicitud Ingresada

Una vez recibida la información completa y el pago del fee fijo, el cliente confirma e ingresa la solicitud en el landing de Cobranza Libre. Esto marca el cierre de la fase comercial y el inicio del pipeline operativo: se deriva el negocio a Cobranzas para su facturación e inicio del servicio.

❌ Etapa Perdido

El negocio se marca como Perdido cuando:

Las facturas no son elegibles (descarte por monto, antigüedad o scoring).
El cliente no paga el fee fijo.
El cliente decide no seguir con el servicio.
El caso se retira antes de activarse la gestión.

6. Flujo Operativo de Cobranzas

6.1 Etapa Solicitud Ingresada – Validación inicial

¿Qué valida Cobranzas?

Que la tarifa fija esté pagada.
Que la documentación de las facturas esté completa (PDF, XML, sustentos, contactos del deudor).
Que el caso sea consistente (deuda, deudor, fechas, etc.).

Acción clave: Se emite la factura por el fee fijo → el caso queda activado y pasa a gestión de Cobranzas.

6.2 Etapa Registro y Anotación – CAVALI

a) Registro de facturas

Cobranzas descarga las facturas (PDF + XML).
Ingresa a Factrack – CAVALI > Facturas electrónicas.
En Registro, carga las facturas (Examinar → seleccionar archivo → Cargar todo).

b) Anotación en cuenta

Ir a Anotación en cuenta.
Ingresar el RUC del proveedor (obtenido del negocio en HubSpot).
Buscar y seleccionar la(s) factura(s) a anotar.
Consultar en SUNAT los datos del proveedor y deudor:
- Dirección fiscal del proveedor
- Dirección fiscal del deudor
Completar estos datos en CAVALI.
Validar el monto:
- No puede ser mayor al monto original de la factura.
- Puede ser igual o menor, nunca mayor (para evitar rebotes).
Guardar los cambios.

c) Transferencia a Genera Capital

Ir a Transferencia > Solicitud de transferencia.
En Participante de destino, seleccionar: 181 – Genera Capital.
Crear nueva solicitud y luego Iniciar solicitud.
Ingresar nuevamente el RUC del proveedor.
Marcar con check las facturas a transferir.
Hacer clic en Transferir todos y verificar el mensaje de éxito.

d) Verificación de beneficiario final y sustento

Ir a Inicio > Consultas > Consulta de facturas.
Filtrar por fecha (día actual o rango).
Buscar por número de documento o RUC del proveedor.
Verificar que:
- Genera Capital figura como beneficiario final.
- El monto es correcto.
- La fecha de pago está bien.
- La conformidad (ej. presunta) está registrada.
Tomar una impresión de pantalla → se usará en la comunicación al deudor.

Cuando todo está correcto, el negocio pasa a Premoroso.

6.3 Etapa Premoroso – Inicio de la gestión de cobranza

Es la etapa previa al reporte negativo en central de riesgos.

Objetivos

Informar formalmente al deudor que la deuda ha sido cedida a Genera.
Posicionar a Genera como nuevo titular del crédito.
Generar una primera presión para lograr el pago.
Iniciar una gestión activa (llamadas, correos, coordinación).

Identificación de contactos

Caso 1: Deudor registrado en CAVALI

Contactos registrados en CAVALI.
Contactos entregados por el proveedor.

Caso 2: Deudor NO registrado en CAVALI

Solo contactos proporcionados por el proveedor.

Comunicación inicial (correo clave)

Se utiliza la plantilla de comunicación de factoring / cobranza libre, donde se indica:
- Que las facturas fueron cedidas a Genera.
- Que Genera es el nuevo titular.
- A qué cuentas debe realizarse el pago.
- Se adjunta la impresión de CAVALI mostrando a Genera como beneficiario final.

Este correo es estratégico: eleva la gravedad de la deuda, refuerza la obligación de pago y marca el tono firme y formal de toda la gestión.

Gestión activa

Seguimiento por correo.
Llamadas a los contactos identificados.
Reiteración de información (montos, fechas, consecuencias).
Validar la intención de pago y posibles fechas.

6.4 Etapa Moroso – Reporte a central de riesgos

Esta etapa ocurre después de la comunicación a la central de riesgos: se envía una carta indicándole al deudor que ha sido reportado como moroso ante la central de riesgos.

Si no hay respuesta del deudor, se intensifican:

Llamadas y correos.
Advertencias claras sobre próximas etapas (protesto).
Coordinación en copia con el proveedor para que vea el seguimiento.

6.5 Etapa Preprotesto – Advertencia de protesto

Si no hay respuesta tras el reporte de moroso, se envía una comunicación indicándole al deudor que será reportado en las centrales de riesgo y en la Cámara de Comercio de Lima y provincias.

¿Qué implica el protesto?

Registro más grave en centrales de riesgo.
Mayor impacto reputacional y financiero.
Formalización del incumplimiento.

Carta notarial: Si no se logra contacto efectivo, se envía carta notarial dirigida a Gerencia y/o Representante Legal del deudor.

📌 El costo de la carta notarial es asumido por el cliente. Por nuestro lado, enviamos el requerimiento de pago en PDF (Pre y Post). Ver modelos en el artículo Cartas Notariales – Cobranza Libre / Conversión.

Nota: Gerencia Genera participa en esta etapa con un correo complementario.

6.6 Etapa Constancia de Titularidad – Ejecución del protesto en CAVALI

Si no hay respuesta tras el preprotesto, se solicita a CAVALI la constancia de titularidad. Este documento es el que ejecuta el protesto en Cámara de Comercio. La etapa se realiza con CAVALI siguiendo la operativa y plazos establecidos.

Uso de las constancias:

Se entregan al proveedor para que pueda:
- Iniciar un proceso judicial.
- Trabajar con abogados externos.

📌 Importante:

Genera no realiza el proceso judicial: solo entrega la constancia.
Las constancias se entregan en aprox. 2 días hábiles desde la notificación de emisión.

6.7 Etapa Post Protesto – Comunicación del protesto

Recibida la constancia de titularidad, se comunica al deudor que la deuda ya fue protestada. Es la última presión formal para intentar un pago o regularización.

Se indica que la deuda permanecerá en centrales de riesgo mientras no se pague.
Si hay respuesta y se cobra → se aplica el porcentaje sobre lo recuperado y la operación pasa a Cobrado.
Si no hay respuesta → el servicio se da por Concluido.

7. Etapas finales: Cobrado / Concluido

7.1 Cobrado

El negocio pasa a Cobrado cuando se logra el pago total o parcial de la deuda. Se evalúa:

Monto recuperado.
Tarifa de éxito (5%) según lo establecido en la propuesta.

7.2 Concluido

El negocio pasa a Concluido cuando:

No se logró recuperar la deuda, y
Ya se entregaron las constancias de titularidad al proveedor.

El caso queda formalmente cerrado.

8. Gestión de Meta y Comisión

Al igual que en Factoring, Cobranza Libre tiene una meta asociada para que el equipo comercial pueda generar comisión. La gestión y seguimiento de meta se trabaja sobre esta base.

9. Información Legal del Producto

La información legal de Cobranza Libre (contratos y documentación asociada) se encuentra en:

📂 Comercial > Equipo Comercial Compartido > Productos > Cobranza Libre

En la misma ruta, dentro de la carpeta Productos, también se encuentra la información legal de Conversión a Título Valor. Ambos productos tienen su información dentro de la carpeta del producto correspondiente.

10. Puntos críticos del proceso

⚠️ Sin fee fijo pagado → no inicia el servicio.
⚠️ Sin documentos completos → la cobranza pierde fuerza y sustento.
⚠️ La probabilidad de éxito ≠ garantía de pago.
⚠️ HubSpot debe estar siempre actualizado con notas, correos y estados.
⚠️ CAVALI + cartas notariales son herramientas clave de presión y soporte legal.
⚠️ Tope de 5 facturas por caso; por cada documento adicional (a partir del 6.º) se cobra S/ 130 + IGV.
⚠️ Plazo máximo de negociación: 2 meses.
⚠️ Impulso de gestión: se cobra S/ 80 por impulso de la gestión de cobranza.

💡 Resumen del flujo

Prospección (Comercial): Oportunidad → Propuesta → Solicitud Ingresada → (Perdido)

Operativo (Cobranzas): Solicitud Ingresada → Registro y Anotación → Premoroso → Moroso → Preprotesto → Constancia de Titularidad → Post Protesto → Cobrado / Concluido

✔️ Costos: S/ 500 fijo por deudor + 5% variable sobre lo ganado · Tope 5 facturas (cada documento adicional: S/ 130 + IGV) · Impulso de gestión S/ 80 · Plazo máx. de negociación 2 meses.