Flujo del Servicio de Cobranza Libre
🧾 Guía Operativa
Flujo del Servicio de Cobranza Libre – Genera
🔎 1. ¿Qué es Cobranza Libre?
Cobranza Libre es un servicio mediante el cual Genera gestiona la recuperación de deudas vencidas de sus clientes, cuando estos ya agotaron sus propios esfuerzos de cobranza.
👉 Aplica principalmente para:
- Facturas vencidas
- Deudas antiguas
- Casos sin éxito en cobranza directa
- Necesidad de gestión más firme y especializada
🎯 2. Objetivo del servicio
- Recuperar deuda vencida
- Formalizar la gestión de cobranza
- Incrementar probabilidad de pago
- Acompañar al cliente en casos complejos
👥 3. Áreas involucradas
| Área | Rol principal |
|---|---|
| Comercial | Detecta oportunidad, filtra y cierra servicio |
| Operaciones | Valida documentación y estructura del caso |
| Cobranzas | Ejecuta la recuperación de la deuda |
🔁 4. Flujo general del servicio
🧩 5. Flujo Comercial (Etapas solicitud, Evaluación , Propuesta)
Etapa Solicitud :
📌 ¿Qué hace el comercial?
Recoge información clave:
- Monto de la deuda
- Empresa deudora
- Cantidad de facturas
- Fecha de vencimiento
- Estado de cobranza
- Contactos del deudor
📍 Todo se registra en HubSpot → Pipeline Cobranza Libre creando el negocio en la etapa Solicitud
Etapa Evaluación
Pre-filtro
🧱 Descarte inmediato
❌ No aplica si:
- Deuda < S/ 1,000
- Facturas > 3 años vencidas
🤖 Evaluación en Odoo
Ingresando el RUC del deudor, se analiza:
- Capacidad de pago
- Deudas actuales
- Calificación SBS
- Protestos
- Comportamiento de pago
- Tamaño de empresa
👉 Resultado: Probabilidad de éxito%
📢 Importante:
Nunca es 100%, pero puede ser alta.
✔ Se pasa a Propuesta cuando:
- Caso aprobado
- Documentación completa
- Fee fijo pagado
Etapa Propuesta
🧾 Estructura del servicio
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Fee fijo | Pago inicial para activar el servicio |
| Fee variable | % sobre lo recuperado (éxito) |
📌 Regla clave:
👉 Sin pago del fee fijo, no inicia el servicio
📥 Documentación requerida
El cliente debe enviar:
- Facturas (PDF + XML)
- Sustentos (guías, contratos, correos, etc.)
- Detalle de deuda por factura
- Contactos del deudor
Etapa Facturado
👉 Desde aquí, toma el control Cobranzas
🔍 Validación inicial
- Pago del fee fijo
- Documentación completa
- Consistencia del caso
🧾 Facturación del servicio
Se emite factura por el fee fijo → activa formalmente el caso
Etapa Registro y anotación
🏛️ Anotación en Cavali
- Registro, anotación y transferencia de facturas
- Validación si el deudor está en Cavali
📩 Carta notarial (si aplica)
👉 Se usa cuando:
- Deudor NO está en Cavali
Etapa Pre-moroso
Inicio de cobranza
La etapa de Pre-moroso busca:
- Informar formalmente al deudor que la deuda ha sido cedida
- Posicionar a Genera como nuevo titular
- Generar presión inicial para lograr el pago
- Iniciar gestión activa de cobranza
📌 3. Identificación de contactos
Antes de iniciar la comunicación, cobranzas debe definir los contactos a utilizar:
🟢 Caso 1: Deudor registrado en CAVALI
Usar:
- Contactos registrados en CAVALI
- contactos referidos por el proveedor
🔴 Caso 2: Deudor NO registrado en CAVALI
Usar:
- Solo contactos referidos por el proveedor
📧 4. Comunicación inicial (clave)
📨 Plantilla utilizada
Se usa la plantilla de comunicación de factoring, donde se informa:
- Las facturas han sido cedidas a Genera
- Genera es el nuevo titular
- El pago debe realizarse a Genera
🎯 Objetivo del correo
Este correo NO es solo informativo, es estratégico:
- Genera presión formal
- Cambia la percepción del deudor
- Eleva la seriedad de la deuda
- Refuerza la obligación de pago
👉 Es el primer paso hacia una cobranza más firme
📞 5. Gestión activa de cobranza
Luego del correo, cobranzas ejecuta:
- Seguimiento por correo
- Llamadas a contactos
- Reiteración de comunicación
- Validación de intención de pago
👉 Aquí se busca:
- Confirmar recepción
- Obtener respuesta
- Generar compromiso de pago
⚖️ 6. Evaluación de respuesta del deudor
🟢 Escenario 1: Hay respuesta
Se evalúa:
- Intención real de pago
- Propuesta de negociación
- Condiciones planteadas
👉 Si la negociación es válida → se gestiona seguimiento
👉 Si la negociación NO es aceptable → se pasa a advertencia
🔴 Escenario 2: No hay respuesta o negativa
Si ocurre cualquiera de estos:
- No responde
- Evade comunicación
- Propone condiciones no aceptables
- Incumple compromisos
👉 Se activa la siguiente fase: advertencia formal
⚠️ 7. Advertencia de reporte
Se comunica al deudor:
Si no cancela la deuda, será reportado en centrales de riesgo
📌 ¿Qué implica esto?
- La deuda será registrada como documento impago
- Aparecerá en centrales de riesgo
- Afectará su perfil financiero
- Genera presión directa sobre el deudor
👉 Este es un punto crítico de escalamiento
🚨 8. Reporte a centrales de riesgo
Si persiste:
- Falta de pago
- Falta de respuesta
- Incumplimiento
👉 Se ejecuta el reporte formal
Resultado:
- La deuda queda registrada como impaga
- Genera aumenta presión de cobro
- Se fortalece la posición de negociación
🧠 9. Puntos clave de la etapa
✔️ El correo inicial define el tono
Debe ser claro, firme y formal.
✔️ Los contactos son críticos
CAVALI + proveedor aumentan probabilidad de contacto.
✔️ La insistencia es parte del proceso
No basta un solo contacto.
✔️ La advertencia debe ser estratégica
No se usa de inmediato, se usa cuando corresponde.
✔️ El reporte es una herramienta de presión
Debe aplicarse cuando ya no hay avance.
Etapa Post- Moroso
La etapa Post Moroso busca:
- Incrementar el nivel de presión sobre el deudor
- Escalar la cobranza a nivel formal/legal
- Forzar una respuesta o compromiso de pago
- Preparar el caso para protesto y acciones posteriores
Etapa Pre-protesto
Si no hay:
- respuesta
- acuerdo válido
- intención de pago
👉 Se comunica:
Se iniciará el protesto de la deuda
📌 ¿Qué implica el protesto?
- Registro más grave en centrales de riesgo
- Mayor impacto reputacional y financiero
- Formalización de incumplimiento
👉 Es una presión más fuerte que el reporte simple
📩 Carta notarial
Si no hay contacto efectivo:
👉 Se envía carta notarial dirigida a:
- Gerencia
- Representante legal
🎯 Objetivo:
- Formalizar la exigencia
- Escalar el nivel de presión
- Dejar evidencia legal de comunicación
🏛️ Solicitud de protesto (Cavali)
Si no hay avance:
👉 Se inicia el proceso en Cavali:
Etapa Post -Protesto
Se comunica al deudor:
- La deuda ya fue protestada
- Permanecerá en centrales de riesgo
- No se eliminará sin pago total
🎯 Objetivo:
Última presión para lograr pago
Etapa Cavali Constancias de titularidad
La etapa Cavali-Constancias de titularidad busca solicitar a Cavali la emisión de constancias de titularidad y por ende la notificación a la cámara de comercio del protesto al deudor
📤 Uso:
Se envían las constancias de titularicad al proveedor para:
- Iniciar proceso judicial
- Trabajar con abogados externos
⚠️ Importante:
Genera NO realiza el proceso judicial, solo entrega las constancias
Etapa Cobrado
El negocio pasa a cobrado cuando:
✔ Se logra pago de la deuda (total o parcial)
🔎 Se evalúa:
- Monto recuperado
- Aplicación de fee de éxito
👉 Según condiciones comerciales iniciales en la propuesta
Etapa Concluido
El negocio pasa a concluido cuando:
- No se logró el éxito de la cobranza de la deuda vencida
👉 El caso se da por cerrado
⚠️ Regla clave:
Todos los casos se consideran concluidos cuando:
✔ Se enviaron constancias de titularidad
🚨 12. Puntos críticos del proceso
⚠️ 1. Sin fee fijo → no hay servicio
⚠️ 2. Sin documentos → no hay cobranza efectiva
⚠️ 3. Probabilidad ≠ garantía de pago
⚠️ 4. HubSpot debe estar actualizado
⚠️ 5. Cavali + carta notarial = herramientas clave