Flujo del Servicio de Cobranza Libre

🧾 Guía Operativa

Flujo del Servicio de Cobranza Libre – Genera

¿Qué es Cobranza Libre?

Cobranza Libre es un servicio mediante el cual Genera gestiona la recuperación de deudas vencidas de sus clientes, cuando estos ya agotaron sus propios esfuerzos de cobranza.

Aplica principalmente para:

• Facturas vencidas
• Deudas antiguas
• Casos sin éxito en cobranza directa
• Necesidad de una gestión más firme y especializada

1. Objetivo del servicio

• Recuperar deuda vencida
• Formalizar la gestión de cobranza
• Incrementar la probabilidad de pago
• Acompañar al cliente en casos complejos

2. Áreas involucradas (visión rápida)

3. Flujo general del servicio

4. Flujo Comercial (Etapas solicitud, Evaluación , Propuesta)

Cuando existe el caso de una deuda impaga por facturas vencidas , se considera una oportunidad de colocación de cobranza libre , con ello el ejecutivo comercial empezará creando el negocio en el pipeline Cobranza Libre , empezando en la etapa solicitud

Etapa Solicitud 

📌 ¿Qué hace el comercial?

Recoge información clave:

• Monto de la deuda
• Empresa deudora
• Cantidad de facturas
• Fecha de vencimiento de facturas
• Estado de cobranza

Para ello envía por correo la plantilla de mensaje "Presentación Cobranza Libre" donde se le pide al potencial cliente llenar toda la información de sus facturas para evaluar la viabilidad del servicio

📍 Todo se registra en HubSpot → Pipeline Cobranza Libre creando el negocio en la etapa Solicitud

Etapa Evaluación 

Pre-filtro

🧱  Descarte inmediato

❌ No aplica si:

• Deuda < S/ 1,000
• Facturas > 3 años vencidas

🤖  Evaluación en Odoo

Ingresando el RUC del deudor, se analiza:

• Capacidad de pago
• Deudas actuales
• Calificación SBS
• Protestos
• Comportamiento de pago
• Tamaño de empresa

👉 Resultado: Probabilidad de éxito%

Modelo de Scoring :

📢 Importante:
Nunca la probabilidad de éxito es 100%, es decir no hay cobro seguro al 100%

✔ Se pasa a la etapa Propuesta cuando:

• Caso aprobado (algún % de probabilidad)

Etapa Propuesta

En esta etapa se le envía al prospecto la propuesta por las facturas enviadas y la solicitud de información de las facturas :

a. Costo del servicio .-

🧾 Estructura del servicio

Tarifario : (Sin IGV) 

Fee Fijo .- Es el costo que debe pagar el cliente para iniciar con el servicio de cobranza libre : 

El costo del servicio debe ser enviado incluyendo el IGV , ejemplo : 

1) Fee éxito : 

2) Fee Fijo 

N°Documentos : 4

Precio Unitario :  250

Precio Total inc.igv : S/1,180

📌 Regla clave:
👉 Sin pago del fee fijo, no inicia el servicio

Fee Variable .- Es el % de comisión que se cobra del monto recuperado en la gestión de cobranza , en la propuesta se envía el estimado si se llega a cobrar toda la deuda , ejemplo : 

Monto Deuda Vencida : S/30,000

Fee Variable: % 4 - S/1,200

Solicitud de información .- Se solicita la información completa de las facturas para iniciar con el servicio

📥 Documentación requerida

El cliente debe enviar:

• Facturas (PDF + XML)
• Sustentos (guías, contratos, correos, etc.)
• Detalle de deuda por factura
• Contactos del deudor

La propuesta se envía usando la plantilla "Propuesta Cobranza Libre" a través del negocio en hubspot 

Una vez recibida la información completa y el pago del fee fijo , se deriva el negocio a cobranzas para su facturación e inicio del servicio

5. Flujo Operativo de Cobranzas (desde Facturado en adelante)

5.1 Etapa Facturado – Inicio formal del servicio

¿Qué valida Cobranzas?

• Que la tarifa fija esté pagada .
• Que la documentación de las facturas esté completa (PDF, XML, sustentos, contactos del deudor).
• Que el caso sea consistente (deuda, deudor, fechas, etc.).

Acción clave:

• Se emite la factura por el fee fijo → el caso queda activado y pasa a gestión de Cobranzas.

5.2 Etapa Registro y Anotación – CAVALI

a) Registro de facturas

1. Cobranzas descarga:
   • Facturas (PDF + XML).
2. Ingresa a Factrack – CAVALI > Facturas electrónicas .
3. En Registro , carga las facturas (Examinar → seleccionar archivo → Cargar todo).

b) Anotación en cuenta

1. Ir a Anotación en cuenta .
2. Ingresar el RUC del proveedor (obtenido del negocio en HubSpot).
3. Buscar y seleccionar la(s) factura(s) a anotar.
4. Consultar en SUNAT los datos del proveedor y deudor :
   • Dirección fiscal del proveedor
   • Dirección fiscal del deudor
5. Completar estos datos en CAVALI.
6. Validar el monto :
   • No puede ser mayor al monto original de la factura.
   • Puede ser igual o menor , nunca mayor (para evitar rebotes).
7. Guardar los cambios.

c) Transferencia a Genera Capital

1. Ir a Transferencia > Solicitud de transferencia .
2. En Participante de destino , seleccione: 181 – Genera Capital .
3. Crear nueva solicitud y luego Iniciar solicitud .
4. Ingresar nuevamente el RUC del proveedor .
5. Marcar con check las facturas a transferir.
6. Hacer clic en Transferir todos y verificar el mensaje de éxito.

d) Verificación de beneficiario final y sustento

1. Ir a Inicio > Consultas > Consulta de facturas .
2. Filtrar por fecha (día actual o rango).
3. Buscar por número de documento o RUC del proveedor.
4. Verificar que:
   • Genera Capital figura como beneficiario final .
   • El monto es correcto.
   • La fecha de pago está bien.
   • La conformidad (ej. presunta) está registrada.
5. Tomar una impresión de pantalla → se usará en la comunicación al deudor.

Cuando todo está correcto, el negocio pasa a Pre-moroso .

6. Etapa Pre-Moroso – Inicio de la gestión de cobranza

6.1 Objetivos de Pre-moroso

• Informar formalmente al deudor que la deuda ha sido cedida a Genera .
• Posicionar a Genera como nuevo titular del crédito.
• Generar una primera presión para lograr el pago.
• Iniciar una gestión activa (llamadas, correos, coordinación).

6.2 Identificación de contactos

Caso 1: Deudor registrado en CAVALI

Usar:

• Contactos registrados en CAVALI .
• Contactos entregados por el proveedor .

Caso 2: Deudor NO registrado en CAVALI

Usar:

• Solo contactos proporcionados por el proveedor .

6.3 Comunicación inicial (correo clave)

• Se utiliza la plantilla de comunicación de factoring/cobranza libre , donde se indica:
  • Que las facturas fueron cedidas a Genera .
  • Que Genera es el nuevo titular .
  • A qué cuentas debe realizarse el pago .
  • Se adjunta la impresión de CAVALI mostrando a Genera como beneficiario final.

Este correo es estratégico:

• Eleva la gravedad de la deuda.
• Refuerza la obligación de pago .
• Marca el tono firme y formal de toda la gestión.

6.4 Gestión activa de cobranza

Después del primer correo, Cobranzas:

• Da seguimiento por correo .
• Realiza llamadas a los contactos identificados.
• Reitera la información (montos, fechas, consecuencias).
• Valida la intención de pago y posibles fechas.

Se busca:

• Confirmar recepción del mensaje.
• Obtener respuesta concreta .
• Generar un compromiso de pago .

6.5 Evaluación de respuesta

Escenario 1 – Hay respuesta:

• Se analiza:
  • Intención real de pago.
  • Propuesta de cronograma o negociación.
• Si la propuesta es razonable → se documenta y se hace seguimiento .
• Si no es aceptable → se pasa a advertencia .

Escenario 2 – No hay respuesta / negativa:

• No contesta, evita llamadas, corta comunicación o acuerdos incumples.
• Se activa la fase de advertencia formal y escalada (Post-moroso).

7. Etapa Post-Moroso – Escalamiento y mayor presión

La etapa Post-moroso busca:

• Incrementar la presión sobre el deudor.
• Escalar la cobranza hacia un enfoque más formal/legal .
• Forzar una respuesta o compromiso .
• Preparar el caso para protesto y acciones posteriores.

Se intensifican:

• Llamadas y correos.
• Advertencias claras sobre reporte a centrales y protesto .
• Se coordina en copia con el proveedor para que vea el seguimiento.

8. Etapa Pre-Protesto – Advertencia de protesto

Si no hay respuesta, acuerdo válido o intención real de pago:

8.1 Comunicación de pre-protesto

• Se informa al deudor que se iniciará el protesto de la deuda .

¿Qué implica el protesto?

• Registro más grave en centrales de riesgo.
• Mayor impacto reputacional y financiero .
• Formalización del incumplimiento .

Nota: Gerencia Genera participa en esta etapa con un correo complementario.

8.2 Carta notarial

Si no se logra contacto efectivo:

• Se envía carta notarial dirigida a:
  • Gerencia.
  • Representante legal.

Nota: El costo de la carta notarial es asumida por cliente, por nuestro lado, enviamos el requerimiento de pago en PDF (Post y Pre). 

Objetivo:

• Formalizar la exigencia.
• Escalar el nivel de presión.
• Dejar evidencia legal de comunicación.

8.3 Solicitud de protesto en CAVALI

• Si no hay avance, se inicia el proceso de protesta en CAVALI , siguiendo la operativa y plazos establecidos.

9. Etapa Post-Protesto – Comunicación del protesto

• Se comunica al deudor que la deuda ya fue protestada .
• Se indica que la deuda permanecerá en centrales de riesgo mientras no se pague.
• Es la última presión para intentar un pago o regularización.

10. Etapa Cavali – Constancias de Titularidad

Objetivo: solicitar a CAVALI la emisión de constancias de titularidad y la notificación a la cámara de comercio del protesto al deudor.

Uso de las constancias:

• Se envían al proveedor para que pueda:
  • Iniciar un proceso judicial .
  • Trabajar con abogados externos .

Importante:

• Genera no realiza el proceso judicial : solo entrega la constancia.
• Las constancias se entregan en aprox. 2 días hábiles desde la notificación de emisión.

Cuando se entregan las constancias, el caso suele considerarse concluido desde la perspectiva del servicio de cobranza.

11. Etapas finales: Cobrado, Concluido, Perdido

11.1 Etapa Cobrado

El negocio pasa a Cobrado cuando:

• Se logra el pago total o parcial de la deuda.

Se evalúa:

• Monto recuperado .
• Tarifa de éxito según lo establecido en la propuesta.

11.2 Etapa Concluido

El negocio pasa a Concluido cuando:

• No se logró recuperar la deuda,
• Y ya se enviaron las constancias de titularidad al proveedor.

El caso queda formalmente cerrado .

11.3 Etapa Perdido

El negocio puede marcarse como Perdido cuando:

• El cliente decide no seguir con el servicio.
• No paga el fee fijo .
• O retire el caso antes de activarse la gestión.

12. Puntos críticos del proceso

• ⚠️ Sin tarifa fija → no hay servicio.
• ⚠️ Sin documentos pierde completos → la cobranza fuerza y ​​sustento.
• ⚠️ La probabilidad de éxito ≠ garantía de pago .
• ⚠️ HubSpot debe estar siempre actualizado con notas, correos y estados.
• ⚠️ CAVALI + cartas notariales son herramientas clave de presión y soporte legal.