1. Introducción
El presente documento explica el funcionamiento del Centro de Ayuda y la administración de Tickets en la bandeja de Finanzas, con el objetivo de mantener un flujo de trabajo organizado y eficiente.
2. Centro de Ayuda
El Centro de Ayuda es el módulo donde se almacenan todas las solicitudes ingresadas por inversionistas y otros usuarios que escriban al correo servicioalcliente@generafactoring.pe Desde aquí se generan y administran los tickets.
Se encuentra en el icono siguiente dentro del HubSpot
2.1. Operación del Centro de Ayuda
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Cada solicitud ingresada genera un ticket.
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Para gestionar correctamente un ticket, es necesario considerar:
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Propietario del ticket
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Pipeline asignado
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Se abre un ticket y se revisa su contenido.
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Se determina el área responsable puede ser comercial, finanzas o cobranzas y se determina el pipeline.
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Deacuerdo al pipeline se determina el propietario.
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Ticket Comercial: Estos pueden ser asuntos como solicitud de operaciones de factoring, cobranza libre o conversión. Estos tickets se asigna como propietario a Rosario u otro responsable del área.
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Ticket Finanzas: Los asuntos pueden ser solicitud de estados de cuenta, adiciones de inversión, rescates de los inversionistas. Se asigna como propietario al equipo correspondiente de finanzas.
- Ticket cobranzas: Son asuntos relacionados a consultas sobre liquidaciones, cobros de operaciones. Se asigna como propietario al equipo correspondiente.
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3. Administración de Tickets en Hubspot
Para acceder a los tickets:
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Ingresar al módulo CRM y seleccionar Tickets.
Los tickets se organizan en tres estados:
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To Do: Recibidos y asignados a un responsable.
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Doing: En proceso de atención, con dos subcategorías:
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Esperando el contacto
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Esperando acción por nuestra parte
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Done: Finalizados y archivados.
3.1. Gestión de Estados
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Cuando un ticket es recibido, se coloca en To Do.
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Si está en proceso de resolución, se mueve a Doing según corresponda.
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Una vez finalizado, se debe mover a Done para evitar acumulaciones y desorden en el sistema.
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4. Ticket Finanzas
🎯 Objetivo
Establecer un flujo claro y ordenado para la gestión de tickets del área de Finanzas, garantizando una atención oportuna y correcta asignación de responsabilidades.
🧩 ¿Qué entra por aquí?
Todos los correos enviados al Centro de Ayuda y al correo finanzas@generafactory.com se convierten automáticamente en tickets de Finanzas.
📂 Tipos de Tickets y Cómo Actuar
| Tipo de Ticket 🗂 | Descripción 📝 | Responsable 👤 | Acción Requerida ✅ |
|---|---|---|---|
| Inversionista - Adición | Solicitud para invertir | Alejandro, Rosario o tú | Cerrar ticket y crear un negocio, Link de base de adición |
| Inversionista - Rescate | Retiro parcial o total de inversión | Alonso | Asignar a Alonso y dar seguimiento. Link de guia de rescate |
| Inversionista - Otros | Consultas sobre estados de cuenta, tasas, etc. | Variable según el tema | Clasificar y responder |
| Inversionistas Institucionales | Consultas de entidades como Lrrain o Cordada | Milagros | Clasificar y atender |
| Finanzas - Otros |
Facturas, constancias, fechas de pago. Notificaciones SUNAT, SUNAFIL |
Alonso
Milagros |
Clasificar, asignar y responder |
🔥 Niveles de Prioridad
| Nivel 🚦 | ¿Cuándo usarlo? 📋 |
|---|---|
| 🔴 Alta | Todo lo relacionado con inversionistas |
| 🟡 Media | Notificaciones de SUNAT, SUNAFIL |
| 🟢 Baja | Facturas y constancias de pago de proveedores |
⚠️ Puedes marcar como "Alta" cualquier ticket urgente, aunque no sea de inversionistas. de ser necesaria la atención rápida
🛠 Ejemplos Prácticos
🧾 Factura de proveedor
Tipo: Finanzas - Otros
Prioridad: Baja
Propietario: Alonso
Acción: Clasificar, asignar, cerrar para el viernes
📥 Confirmación de pago (constancia)
Tipo: Finanzas - Otros
Prioridad: Baja
Propietario: Alonso
Acción: Revisar y cerrar como "Done"
⚖️ Notificación de SUNAFIL
Tipo: Finanzas - Otros
Prioridad: Media
Propietario inicial: Milagros
Acción: Revisar y reasignar si es necesario
5. Conclusión
El correcto uso del Centro de Ayuda y la adecuada administración de tickets permiten un flujo de trabajo eficiente y ordenado, facilitando la atención de solicitudes y evitando acumulaciones innecesarias en el sistema
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Clasifica correctamente cada ticket según su tipo.
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Asigna responsable de inmediato según las reglas.
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Define prioridad con criterio: alto = inversionistas, media = SUNAT/SUNAFIL, baja = proveedores.
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Cierra el ticket solo cuando esté completamente atendido.
📍*¡Mantén la lista actualizada y prioriza los tickets altos primero!*