1. Introducción
El presente documento explica el funcionamiento del Centro de Ayuda y la administración de Tickets en la bandeja de Finanzas, con el objetivo de mantener un flujo de trabajo organizado y eficiente.
2. Centro de Ayuda
El Centro de Ayuda es el módulo donde se almacenan todas las solicitudes ingresadas por inversionistas y otros usuarios que escriban al correo servicioalcliente@generafactoring.pe Desde aquí se generan y administran los tickets.
Se encuentra en el icono siguiente dentro del HubSpot
2.1. Operación del Centro de Ayuda
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Cada solicitud ingresada genera un ticket.
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Para gestionar correctamente un ticket, es necesario considerar:
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Propietario del ticket
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Pipeline asignado
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Se abre un ticket y se revisa su contenido.
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Se determina el área responsable puede ser comercial, finanzas o cobranzas y se determina el pipeline.
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Deacuerdo al pipeline se determina el propietario.
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Ticket Comercial: Estos pueden ser asuntos como solicitud de operaciones de factoring, cobranza libre o conversión. Estos tickets se asigna como propietario a Rosario u otro responsable del área.
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Ticket Finanzas: Los asuntos pueden ser solicitud de estados de cuenta, adiciones de inversión, rescates de los inversionistas. Se asigna como propietario al equipo correspondiente de finanzas.
- Ticket cobranzas: Son asuntos relacionados a consultas sobre liquidaciones, cobros de operaciones. Se asigna como propietario al equipo correspondiente.
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3. Administración de Tickets en Hubspot
Para acceder a los tickets:
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Ingresar al módulo CRM y seleccionar Tickets.
Los tickets se organizan en tres estados:
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To Do: Recibidos y asignados a un responsable.
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Doing: En proceso de atención, con dos subcategorías:
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Esperando el contacto
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Esperando acción por nuestra parte
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Done: Finalizados y archivados.
3.1. Gestión de Estados
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Cuando un ticket es recibido, se coloca en To Do.
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Si está en proceso de resolución, se mueve a Doing según corresponda.
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Una vez finalizado, se debe mover a Done para evitar acumulaciones y desorden en el sistema.
4. Ticket Finanzas
El Ticket Finanzas es un módulo específico que esta asociado al correo finanzas@generafactoring.pe, dedicado exclusivamente a temas financieros y a los proveedores de Genera.
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Se divide según el equipo financiero encargado de cada solicitud.
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Se gestiona de forma parecida que los tickets generales, asegurando una organización adecuada en el pipeline.
Para los tickets finanzas
Tipo de ticket
5. Conclusión
El correcto uso del Centro de Ayuda y la adecuada administración de tickets permiten un flujo de trabajo eficiente y ordenado, facilitando la atención de solicitudes y evitando acumulaciones innecesarias en el sistema.