1. Registro de Agendas
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Login a la plataforma Whatspot y visualizar la disponibilidad de salas en la parte lateral izquierda.
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Seleccionar la sede y el piso correspondiente (San Isidro o Los Incas).
- Programar las reuniones con un mínimo de tres a cuatro semanas de anticipación para asegurar disponibilidad del espacio requerido.
2. Asignación de Salas
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Para reuniones de equipo mensuales, reservar la sala principal y dos salas adicionales para subdivisiones.
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Procurar que todas las salas reservadas estén en el mismo piso para facilitar la logística.
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En reuniones específicas como entrevistas, se debe ingresar el nombre de la empresa y los participantes en la reserva.
3. Confirmación y Modificaciones
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Una vez realizada la reserva, los cambios solo podrán efectuarse dentro de los primeros 15 minutos.
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Pasado este tiempo, cualquier modificación requerirá la coordinación con el área administrativa.
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Para reuniones de equipo, la asignación se debe reflejar en el sistema de control operativo para garantizar la facturación correcta.
4. Control Operativo y Facturación
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Se debe cruzar la información entre la agenda en Whatspot y el sistema de control interno en Monday. [Ver proceso]
5. Comunicación y Difusión de Agendas
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Las reuniones de equipo deben ser notificadas a través de listas de difusión organizadas por grupo.
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La gestión de la agenda de equipo debe realizarse en el tablero de "Presencia del Equipo" en el sistema Monday.
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Cada jefe de sede debe actualizar las reuniones trimestralmente y agregar nuevos integrantes según sea necesario.
6. Roles y Responsabilidades
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Solo los responsables de cada equipo pueden programar reuniones fuera de las fechas establecidas.
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Ni asistentes, analistas ni practicantes tienen autorización para modificar las agendas sin aprobación.
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Las consultas y ajustes deben realizarse con el encargado de administración de Recursos Humanos.
Enlaces de agendas:
1)Formulario para el ingreso en la sede San Isidro o Los incas
Los invitados se coloca el nombre y DNI, en el caso de la sede Los Inkas se agrega también los datos del member.
Estacionamiento:
La gerencia autoriza los colaboradores que tendrán acceso, los colaboradores autorizados deben ingresar la solicitud correspondiente cada vez que usen el estacionamiento. [Formulario para el ingreso vehicular]. El equipo de Worktown se encarga de recibir y enviar las solicitudes vehiculares a la recepción del edificio, aceptándose hasta las 4:30 pm; después de este horario, no se pueden realizar registros. El estacionamiento es gratuito si se utiliza por un máximo de 2 horas; si se supera este tiempo, se cobra una tarifa fija de 10 USD, facturada al final del mes. Cabe mencionar que al final del mes en caso aplique se descontará por planilla las horas facturadas.
En el caso de la sede Los Inkas, confirmar que haya disponibilidad de espacios de estacionamientos.
Recorrido:
Conclusión
El adecuado registro y gestión de las agendas garantiza un uso eficiente de los espacios y una correcta planificación operativa. Siguiendo estos lineamientos, contribuimos a la organización y optimización de nuestras reuniones en Genera Factoring.