🎯 Objetivo
Establecer el paso a paso claro y ordenado para solicitar vacaciones en Genera, asegurando una coordinación eficiente entre colaborador, jefe directo y administración.
1.-Vacaciones
📋 1. Antes de Solicitar
✅ Conversa con tu jefe directo sobre el rango tentativo de vacaciones.
📅 Las vacaciones se toman en semanas completas (5 días hábiles, 7 calendarios). Excepciones solo con aprobación de Gerencia.
📝 2. Llenado del Formulario
🔗 Ingresa al [formulario de solicitud] en el tablero de Vacaciones → Solicitud en Monday.
Completa:
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Nombre y fechas (inicio y fin)
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Motivo
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Confirmación previa del jefe directo
🟢 Una vez enviado, se crea tu solicitud en el tablero de vacaciones para la revisión y aprobación por el jefe directo.
✅ 3. Aprobación del Jefe Directo
👤 Revisa y aprueba directamente en el tablero.
⚠️ Solo se considerarán válidas las solicitudes previamente coordinadas con el jefe.
🔁 4. Comunicación a Administración
📣 Administración comunica a contabilidad con copia al jefe directo únicamente las solicitudes aprobadas, al menos 14 días antes de la salida del colaborador. Asunto del correo: [Nombre del Colaborador - Vacaciones [Rango Fecha].
📆 Administración agenda en Outlook y Teams:
- Al equipo Administración, jefe directo y subordinados en Outlook (Full Day).
🔧 5. Configuración de Vacaciones
🔄 Desde Outlook:
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El colaborador configura su respuesta automática
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Indica fechas y contacto alterno
📃 Firma el [formato de vacaciones] 1 día antes de salir.
🧾 El documento se encuentra en la carpeta del artículo y debe incluir:
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Revisión del jefe directo
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Relevo de equipos celulares si es de las áreas ((COM-COB-OPE) (Mayor a 1 día).
El proceso de vacaciones se realiza en el siguiente tablero [Proceso de Vacaciones]
📦 6. Registro, Seguimiento y Cruce
🗂 Registro se almacena en el tablero [Control de vacaciones] y en el Excel “Vacaciones”.
🧮 Se contabilizan días en reporte operativo de vacaciones por mes para cruces con contabilidad.
🕐 Excepciones por menos de 5 días deben ser autorizadas por Gerencia.
🗂️ 2.- Permisos
📧 Comunicación
Los permisos deben ser informados al jefe directo con la debida anticipación, a menos que se trate de un asunto imprevisto (salud) que requiera autorización. Una vez obtenido el permiso del jefe directo, se debe enviar un correo a: admininstración@generafactoring.pe y con copia al jefe directo e indirecto.
Indicando:
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Motivo del permiso
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Fecha:
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Tipo de permiso solicitado:
Estado de Permiso Permisos personales Salud con sustento Salud sin sustento Permisos de 2 a 4 horas Permiso por cumpleaños Permiso por más de un día
✅ Esto permite que Administración actualice el tablero.
🎯 Objetivo: Tablero de Permisos
Registrar de forma clara y actualizada todos los permisos y ausencias del equipo, facilitando su gestión y evitando omisiones que puedan derivar en sanciones.
📍 ¿Dónde se encuentra?
📁 Carpeta: Vacaciones y Permisos
📊 Archivo: Tablero de Control de Permisos y Docencias
📌 Ubicación: Parte lateral izquierda del sistema
🧑🤝🧑 ¿A quiénes incluye?
A todos los miembros de planilla vigente en Genera.
🏷️ Tipos de permisos registrados
| Estado de Permiso | Modalidad |
|---|---|
| Permisos personales | Remoto / Ausente (*) |
| Salud con sustento | Remoto / Ausente (*) |
| Salud sin sustento | Remoto / Ausente (*) |
| Permisos de 2 a 4 horas | Presencial |
| Permiso por cumpleaños | Presencial (*) |
| Permiso por más de un día | Presencial |
📝 Se pueden marcar varios estados simultáneamente, ya que el sistema permite múltiples opciones.
(*) Política de cumpleaños: De acuerdo con las políticas de la empresa, se otorga un día libre durante el mes que puede utilizarse en cualquier fecha, siempre que no coincida con una reunión presencial.
Debe configurarse en el outlook el mensaje de ausencia, similar al mensaje de vacaciones, y comunicaciones al EB. (SIEMPRE QUE SEA UN PERMISO MAYOR A 4 HORAS)
🗓️ ¿Cómo registrarlo?
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Anotar la fecha del primer permiso o ausencia.
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En la columna de actualización mensual, agregar las fechas adicionales.
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Especificar el motivo en cada caso.
Ejemplo:
🗓️ Febrero → “Permiso 2h - motivo: cita médica”
🚨 Importante
Los permisos sin sustento y en modalidad ausente serán considerados faltas graves.
💡 Conclusión
Solicita tus vacaciones y permisos con anticipación.
✔️ Coordina con tu jefe.
✔️ Sigue el flujo.
✔️ Asegura tu descanso o permiso sin afectar la operación.