🎯 Objetivo
Alinear el trabajo semanal de cada área con los objetivos organizacionales a través de comités bien estructurados. Esta guía busca estandarizar el proceso, detallar herramientas y roles, y asegurar que la planificación, ejecución y cierre se den de forma clara, medible y coordinada.
🗓️ Frecuencia y ritmo de los comités
| Día | Comité | Objetivo |
|---|---|---|
| Lunes | Planificación | Definir metas de la semana, ajustar programación, revisar prioridades |
| Durante la semana | Seguimiento | Validar avances, resolver bloqueos, ajustar tareas nuevas |
| Viernes | Cierre y Planificación Personal | Verificar cumplimiento y revisar tareas concluidas. Al cierre del día cada colaborador realizar la planificación de la siguiente semana (comite lunes) |
🛠️ Herramientas digitales que usamos
| Herramienta | Para qué sirve | Aplicación |
| Monday | Planificar, revisar y dar seguimiento a tareas | Uso diario al iniciar y cerrar el día |
| Otter.ai | Registrar, transcribir y resumir reuniones | Generación de acuerdos complementarios generados por la IA |
| Teams (Equipos) | Publicar reportes | Canal oficial de comunicación del Comité |
| Hubspot/Otra Plataformas | Seguimiento específico por área (ej. cobranzas) | Tickets críticos, reportes, seguimiento de casos urgentes |
🔄 Estructura operativa de los comités
🔹 LUNES – PLANIFICACIÓN
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Se inicia con la Vista "Gantt" en Monday
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Revisar tareas planificadas en el Gantt
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Validar que las fechas estén por encima de la línea del día de revisión (fecha del comité)
Establecer responsables, fechas reales y revisión semanal
Vista Gantt:
🔸 DURANTE LA SEMANA – SEGUIMIENTO
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Revisar el tablero al inicio y cierre de cada día
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Identificar actividades nuevas o en riesgo
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Modificar fechas (Cronograma A) si fuera necesario (previa coordinación con el revisor)
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Registrar los cambios en el sistema y comunicar al equipo
🔻 VIERNES – CIERRE
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Validar con Vista Gantt que se haya cumplido todo lo planificado.
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Confirmar cierre de actividades con la Vista Gantt agrupado por estado Done
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Verificar que no existan tareas vencidas o sin actualizar.
🔁 Reglas y buenas prácticas
✅ Usa correctamente las etiquetas para señalar actualizaciones.
✅ No olvides actualizar las fechas si se cambia alguna tarea.
✅ Siempre informa al revisor si hay cambios de programación.
✅ El revisor también puede modificar la fecha si es responsable de la revisión
✅ Las tareas con revisor no deben vencer sin ser revisadas
✅ Usa los comentarios y respuestas para dejar trazabilidad
✅ Otter no reemplaza tus apuntes, solo los complementa
📌 Caso ejemplo: Comité de Cobranzas
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Planificación: Uso de Monday para establecer acciones semanales
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Ejecución: Seguimiento diario a tickets en Hubspot
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Se revisan casos urgentes y de alta prioridad
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Cierre: Validación de resultados en Comité + revisión de reportes
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Reporte de anticuamiento (Reporte)
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Informe de casos con dificultades de cobro
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Participación de Gerencia cuando se requiere decisión final
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🧠 Cada área debe tener:
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Estructura transversal (General) → Uso de herramientas comunes (Monday, Otter, Teams)
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Estructura específica → Herramientas y reportes propios según su aréa.
🏁 Conclusión orientada a la acción
👉 El éxito semanal en Genera empieza el lunes y se cierra el viernes
🔄 Usa bien las herramientas, actualiza fechas, y mantén comunicación constante
📊 Asegúrate que ninguna tarea quede fuera del sistema ni sin responsable
📌 Las reuniones no son solo espacios de conversación, sino de toma de decisiones, control y alineamiento.